いろどり。

毎日にちょっとした彩りと刺激を。メーカー人事職として働く20代後半OLが、日々の暮らしに役立つちょっとした知識と、夫や友人と繰り広げるおもしろ日常を書いていきます。

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話し方4つのコツで、会議時間を短縮しよう!

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プライベートならまだしも、仕事中にダラダラと結論がよく見えない話をされると、時間がもったいないなぁと感じませんか?

 

上司に報告するときはもちろん、会議中も、まずは自分が話し方を気を付けるだけで、会議時間はかなり短縮されるはずです。

 

例えば5人の会議で、必要最低限、簡潔に話せば1人2分程度の持ち時間で良いはずなのに、1人10分も話してしまっては、なんとその差は40分!!

 

恐ろしいですね・・・。

 

今回は、これまでの私の経験談をふまえ、これだ!!と思う、話し方のコツを4つご紹介したいと思います。

 

 

 

コツ①一文一文を短めに!

 

文章を書くときにもよく言われることですが、話すときも同じです。

 

~で、~だから、~なんですけど、・・・・

 

という感じで、「。」がない話は、聞いている方の集中は途中でどうしても途切れてしまいます。

 

「結論は!?」という思いが頭の中を支配してしまい、途中から違うことを考えたり、自分で結論を考え出してしまうんですね。

 

一文に、「、」が1つ、もしくは2つぐらいの感覚で大丈夫だと思います。

 

話が長くなりがちの人は、気にしてみてください。

 

コツ②結論を自分の中で明確にし、最初にもってくる

 

まずは結論をもって話すことを心掛け、さらに順番は頭にもってきましょう。

 

意見を言うのであれば、「自分は~だと思う」

 

現状把握であれば、「現状~となっている」

 

図やデータを示すのであれば、「この図やデータからは、~ということが言える」

 

これだけで、聞いている人は、あなたがこれから話すことがすっと頭に入ってくるはずです。

 

結論を最初に、というのは、もうどのビジネス書にも書いてあることで、そんなの分かってるよという方も多いと思うのですが、周囲の人を思い浮かべてみてください。

 

いかがですか?

 

少なくとも、私の周りは案外できていない人が多いです。

 

"自分はできている"という思いは、よくよく振り返ってみないと、勘違いであることもよくあります。

 

(私も要振り返りです。笑)

 

今一度、振り返ってみてください。

 

コツ③事実、意見を区別する

 

今自分が話しているのが、事実なのか、それとも意見なのかは明確に区別し、その上で、話すときの文章構造を考える必要があります。

 

よくあるのが、意見をさも事実のように話すパターンです。

 

 

「去年のこのイベントが成功したというのは紛れもない事実です!

 

今年もそのまま実行すれば、成功間違いなしです!」

 

"成功"の根拠は?今年も成功すると本当に言えるのか?などなど、これは、話者の一意見に過ぎないわけです。

 

この"意見"を元に議論を進めると、各々の考えがまとまらない、「もしくは納得性を得られないまま話が進んでいくので、堂々巡りになってしまい、結論が出ません。

 

「去年は、こういう結果が得られた。それにはこういった要素が関係している。

よって、イベントは成功したと言える。

 

これを踏まえて、今年のイベントは成功要素を取り入れつつ、新たにできることはないかを議論する」

 

となれば、何を考えるべきか、議論すべきか分かりやすくなりますね。

 

会議の時間だけではなく、質もアップするはずです。

 

コツ④人に聞こえる声で、スピード感に気を付けながらはっきり話す

 

結構います。モゴモゴ話していて、何を話しているか分からない人。

 

逆に、声がでかすぎて、仕事をしているほかの人に迷惑がかかっていないか、気が気でなくなってしまうような人もいます。

 

会議に参加している全員に声を届けるには、参加人数や、会議形態に応じて、声量やスピードを調整しなければなりません。

 

参加人数が多ければ、一番遠い人に届くような声量で、少しゆっくりめに。

 

少ないのであれば、普段人と会話するレベルの声量で、スピードも普通に。

 

これがずれてしまうと、聞いている人の不安や不満を生み出すことになり、会議はスムーズに進みません。

 

「え、今なんて言ったの!?」

 

「早口すぎてうまく聞き取れなかった・・・もう1回話してもらえる?」

 

はい、二度手間です!

 

聞き取ってもらえなかったときに、

 

「なんで今ので分からないかなー。」

 

と思ってしまうこともあるかもしれませんが、もしかしたら自分に原因があるのかもしれません。

 

1発で聞き取ってもらえるよう、声量・スピード共に気を付けましょう。

 

 

 

まとめ

 

まずは自分が話し方を気を付けることで、少しでも無駄な時間を減らすことが大事です。

 

今日ご紹介したコツは、以下4つ!

 

①一文一文を短めに!

②結論を自分の中で明確にし、最初にもってくる。

③事実・意見を区別する

④人に聞こえる声で、スピード感に気を付けながらはっきり話す

 

簡潔かつ分かりやすい話し方で、聞いている人たちに心地よさを与えられるぐらいになれば理想ですね!

 

 

 

おわり。