いろどり。

毎日にちょっとした彩りと刺激を。メーカー人事職として働く20代後半OLが、日々の暮らしに役立つちょっとした知識と、夫や友人と繰り広げるおもしろ日常を書いていきます。

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仕事の”やりすぎ"を防ぐ4つの魔法の言葉

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"過剰品質"という言葉を、あなたは聞いたことがあるでしょうか。

 

私たちは、仕事をする上で、よく"+α"を求められます。

 

求められたことをそのままこなすのは、"普通"、依頼主さえ気づいていないニーズに気づき、+αで依頼主の期待を上回る成果を出すのが"デキる人"

 

これは間違いないのですが、その+αが違う方向に向かってしまうと、それは単なる"空回り"になってしまい、"時間の無駄"を生み出します。

 

今回は、「TIME MANAGEMENT 実践!タイムマネジメント研修 著:坂本 健」より、過剰品質とは何か、そして、過剰品質を防ぐために私たちが頭に置いておくべき4つの言葉をご紹介します!

 

 

 

過剰品質とは

 

本書の中で、無駄の発生に関わる"過剰品質"についてこのように説明されています。

 

過剰品質とは、

 

相手のために、良かれと思って様々な工夫をするが、それらの工夫が相手の成果を高めることに役立たなければ、それは客観的には単なる無駄以外のなにものでもない。 

 

つまり、"やりすぎ"ということです。

 

例えば、かつて私も仕事でこんなことがありました。

 

入社して2年目の秋に、初めて海外に出張に行くことになったのですが、先輩から、

 

「出張のときに使う資料をファイリングして、現地ですぐ確認できるようにして欲しい」

 

という指示がありました。

 

確かに海外だとすぐPCで確認できないもんな・・・ということで、私は張り切って、クリアファイルを用意し、必要と思われる資料をかたっぱしから印刷して、『スケジュール』ゾーン、『訪問先情報』ゾーン、『海外のレストラン』ゾーンみたいな感じで分け、それぞれにインデックスをつけてまとめました。

 

印刷からインデックスをつけてファイルを完成させるまでに、恐らく丸1日は使ったと思います。

 

それをドヤ顔で先輩に渡すと、

 

「あれ・・・クリアファイルだとすぐ書き込めないよね。紙製のファイルに、この中のこの資料だけ綴じてくれればよかったんだけどな。」

 

と一言。

 

えー!!それなら最初からそう言ってよ!!と、当時の私は憤慨したものです。

 

今思えば、先輩の曖昧な指示もどうかと思いますが、それに疑問を持つこともなく、自分が勝手に考えた"良い資料像"を信じて突っ走った私が悪かったなと思います。

 

こういう自己満足にしか過ぎない過剰品質は、往々にして発生するものだと思うのですが、思い当たること、ないですか?

 

自覚すべき仕事の仕方の傾向

 

私たちの仕事の仕方の傾向として、本書では2つの傾向が書かれています。

 

①できる限りのことをやろうとする

②足し算が得意で、引き算が苦手

 

それぞれについて、ご説明します。

 

できる限りのことをやろうとする

 

私たちは仕事をするとき、そのときの環境や条件に応じて、無意識に与えられた資源をすべて使って、どこまでできるかというのを考えてしまいます。

 

このときの資源というのは、例えば時間。

 

「30分でやってください」と言われると、それをフルフル使いたくなりますよね。

 

また、道具も然り。

 

目の前にカラーマジックや付箋がおかれると、それを全部使用して、見栄えの良い資料を目指します。

 

ただ、それは本当に必要なことなのでしょうか。

 

仕事をする上で必要なのは、『やるべきことをやる』こと。

 

目的を達成するため、あるいは依頼主の要望にきちんと応えることが、やるべきことです。

 

それを考えず、自分の思い込みで、勝手に理想を膨らまし、それをこなそうとしてしまう。

 

これを私はよくやってしまっていたので、かつてやっていたあの残業は、それの積み重ねだったのだろうなと思います。

 

足し算が得意で、引き算が苦手

 

私たちは仕事を増やすのはとても得意です。

 

さっきの例で言うと、「困らないようにすべての資料を印刷しよう」とか、「資料は層別してまとめておくといいな」とか、「インデックスを付ければわかりやすくなるな」とか。

 

もちろん、中には依頼主を喜ばせる部分もあると思いますが、逆に、「この資料はいらないな」という、何かを削る考えは、なかなか持つことができません。

 

なぜなら、怖いから

 

ないよりあった方がいいよな、という考えが、どうしても先行してしまいがちです。

 

追加するのは良いこと、やらないのは良くないこと、という刷り込みがあるので、なかなか引き算はできません。

 

会社でも、少し余裕が出てくると、〇〇制度だの、〇〇運動だの、新しい仕組みや取り組みをどんどん立ち上げがちです。

 

ただ、それがうまく機能してこなくなっても、それを切り捨てることをなかなかしません。

 

私が勤める会社にも、そういった形骸化した制度やプロジェクトは数えきれないぐらいあります。

 

企画して、運営して、失敗しても惰性で続けて、作業や資料作りだけがどんどん引き継がれていって、誰かの新しい考えが加えられて・・・と、無駄づくりサイクルが進んでくのです。

 

"やりすぎ"を防ぐ4つのキーワード

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では、この"やりすぎ"を防ぐためには、どうしたら良いのでしょうか。

 

"やりすぎ"のそもそもの原因は、私たちが与えられた情報を、なんとなく理解して、分かった気になってしまうこと。

 

まずはこの"分かった気になっている"ことを自覚する必要があります。

 

そのために、本書の中では4つのキーワードが紹介されています。

 

①『〇〇にもいろいろあるけれど』

②『たとえば、具体的には』

③『つまり』

④『ならば』

 

①から順に見ていきましょう。

 

『〇〇にもいろいろあるけれど』

 

仕事をする際、この言葉を心の中でつぶやく癖をつけると、情報の捉え方や気づきが劇的に変わるそうです。

 

「資料をつくって」

 

と指示を受けたときに、

 

「資料にもいろいろあるけれど」

 

とつぶやくのです。

 

それだけで、パワーポイントなのか?ワードなのか?画像あり?なし?など、いろいろと考える余地が生まれます。

 

もっと身近な例でいくと、

 

「何食べたい?」

 

と聞いたときに、

 

「肉食べたい!」

 

と回答されたら、あなたは何を連想するでしょうか?

 

焼肉?ハンバーグ?焼き鳥?いろいろありますよね。

 

それだけ、普段私たちが使う言葉には、曖昧な部分が多く含まれているということです。

 

ある情報が入ったときに、私たちはどうしてもその情報と1番強く結びついている記憶を呼び起こして、それに沿って結論を導きがちですが、それを防ぐことができるのが、この「〇〇にもいろいろあるけれど」なのです。

 

『たとえば、具体的には』

 

指示の曖昧さをはっきりさせるために、具体例を示してもらいます。

 

「資料にもいろいろあるけれど、例えば具体的にはどんな資料?」

 

「肉にもいろいろあるけれど、例えばどんな肉が好き?」

 

このように一例を示してもらうだけで、相手の意図が随分つかみやすくなります。

 

自分が勝手に予想したことと、合っていることもあれば、違うこともあるでしょう。

 

いずれの場合でも、これにさらに他には?」という言葉も加えていくことで、相手のイメージをどんどん具体化することができ、こちらもイメージを掴むことができます。

 

『つまり』

 

イメージの具体化に、この『つまり』が絶大な効果を発揮します。

 

これで自分も理解できた!となった段階で、

 

「つまり、こういう資料を作ればよいのですね。」

 

「つまり、あなたはこういう肉が食べたいのですね。」

 

という感じで使います。

 

『ならば』

 

最後の締めです。

 

『つまり』で十分情報を得られたと思われるかもしれませんが、『つまり』の段階で得られた情報は、仮説でしかありません。

 

お肉の例を使うと、

 

「つまりあなたは脂がのりすぎていない、リーズナブルな焼肉が食べたいのですね。」

 

という言い方をして、「そうです」と言われても、自分が考えているそのリーズナブルな焼肉が、本当に相手の要求を満たしているとは限りません。

 

そこで、「ならば、この店でどうでしょう!?」とメニューを見せ、「それそれ!」と賛同を得られる。

 

逆に、「この店は違うでしょう?」と提案をすることもできる。

 

これで、適切に相手のニーズをとらえている、という確認になるわけです。

 

まとめ

 

以上まとめると、以下のような思考プロセスをたどるのがベストだということになります。

 

①相手から、いろいろな意味でとらえることのできる言葉を受け取る。

 

②相手が本当に欲しているものの手がかりを得るために、『たとえば』『他には』といった言葉で、言葉が持つ意味を絞っていく。

 

③そのイメージを掴んだところで、『つまり』を使って、仮説をたてる。

 

④『ならば』で、その仮説を検証し、イメージを確実なものにする。

 

これで、最初の言葉から発生しがちな、さまざまな無駄作業をそぎ落とし、相手のニーズに応える"真のやるべきこと"を絞りだすことができます。

 

これに沿った+αであれば、決して無駄にはなりませんし、相手は自分の要望が本当に理解されていることに、喜びを感じるでしょう。

 

是非、この4つの言葉を駆使して、自分の思い込みから脱し、相手のニーズを的確にとらえられる社会人になりたいものですね。

 

 

おわり。