いろどり。

毎日にちょっとした彩りと刺激を。メーカー人事職として働く20代後半OLが、日々の暮らしに役立つちょっとした知識と、夫や友人と繰り広げるおもしろ日常を書いていきます。

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【時間管理術】Googleカレンダーで自分時間を増やす!

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「残業ばかりで家に帰ったら寝るだけだ・・・。」

 

「企画がしたいのに、雑務で1日終わってしまう」

 

こんな風に悩んでいる方、いませんか?

 

私も社会人1年目~3年目あたりは、本当に要領が悪くて、月の残業時間は80時間超えも珍しくありませんでした。

あと頼まれた仕事をすっかり忘れることもしばしば・・・。

 

そんな私も、さまざまな時間管理術に関する本を読み、行き着いたのが、このGoogleカレンダーを使った時間管理術

 

↓↓↓こちらの本で紹介されていました。

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これを始めてから、(仕事内容が変わったこともありますが)、残業時間は今では月5時間以内(今月はまだ45分)になり、仕事を忘れることもなくなりました。

 

とっても単純で誰でも取り組めるので、ご紹介したいと思います♪

 

 

使い方

※以下、Googleアカウントはお持ちであることを前提とします。

 

①Googleのトップページの右側に、メニューアイコンがあるので、そこにあるカレンダーをクリックします。

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②左側の"作成"ボタン"をクリックします。

 

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③入れたい予定を入力します。

 

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※カレンダー上でダブルクリックしたら、より詳細の設定が可能です。

④カレンダーに反映されていることを確認します。

 

 

以上っ!

 

小学生でもできるレベルでめっちゃ簡単です。

 

Googleカレンダーの優れポイント

 

①To Doリストを兼ねている

タスク管理としてよく挙げられるのが、To Doリストの作成ですよね。

 

私も作っていましたが、その日に終わらなかったり、どんどん項目が増えてよくわからなくなったりで、あまり意味を成さず・・・私とは相性があまり良くなかったみたいです。

 

その点、Googleカレンダーは、仕事が発生した時点で、やりたいと思う日時に即時に入力するので、することを忘れるということがなくなります。

 

To Doリストの、タスク完了した際に消せるあの爽快感は得られませんが、爽快感なくとも仕事は終わらせられます!笑

 

終われば入力した予定はそのままでいいし、もし予定していた日時で終わらなかったら、その予定にカーソルを合わせて、別日にドラッグすればいいだけなので、やはり忘れることはありません。

 

②自分の作業時間を見える化できる

 

Gooogleカレンダーに入力する際、この仕事ならこれぐらい時間がかかるかなと予測して入力するのですが、これが大活躍!

 

自分が1つ1つの作業にどれだけ時間をかけているかって、意外と知らないものです。

 

これはきっと30分で終わるはず~なんて思っていたものが、実際やってみたら2時間かかったなんてことも。

 

日々このカレンダーに入力していると、最初に予測した時間と、実際の作業のズレが、徐々になくなっていき、正確に自分の予定を立てられるようになります

 

これができるようになれば、例えば誰かから仕事を頼まれた際、脳内で、

 

「この仕事ならこれぐらいの時間がかかるな」

 

というのがざっくりと分かるようになり、いつまでにできるか聞かれた際も、

 

「〇〇日までに提出できます」

 

と瞬時に回答できるようになります。

 

③優先順位がわかるようになる

 

人間の集中力が最も発揮されるのは午前中だと言われています。

 

そのため、午前中は手を動かす仕事よりは頭を使う仕事をもってくるのが一番効果的です。

 

カレンダーに入力する際は、まず自分が今任された仕事の優先順位を考えます。

 

過去記事でも紹介しましたが、最優先事項は、"緊急でない重要なもの"。

下の図でいくと、第Ⅱ領域にあたるものです。

 

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入力しようとしている仕事が第Ⅱ領域なのであれば、積極的に午前中にいれていきましょう。

 

私の場合、

■午前⇒企画系の仕事

■午後の昼食後すぐ⇒伝票処理や資料整理等のあまり頭を使わない仕事

■その後⇒また頭をやや使う仕事

となるように調整しています。

 

↓↓↓優先事項についてこちらの記事でも軽く説明しています。

 

www.ruma.fun

 

 

 

注意点

 

よしやるぞと思ってくださった方に、1つ注意点です。

 

あまりぎっちぎちに予定は入れないでください。

 

いきなり会議が入ったり、緊急の仕事が入ってくるなんてことは、ざらにあることです。

 

そのため、毎日30分~1時間程度、バッファをもうけることをおすすめします。

そうすれば、ある程度予定外の仕事がまいこんできても、慌てず対応することができます!

 

慣れるまでは、まずは次の日の予定をカレンダーに書き込んでみましょう。

 

毎日予定を立てて実行していく内に、1週間分ぐらいのスケジュールは立てられるようになってくると思います。

 

カレンダー通りに仕事を進めるだけなので、

 

「次何しよっかな~」

 

なんて考える必要もありません!

 

(そもそも、そうやって考える時間の積み重ねが、残業時間に繋がります。)

 

ほんの少しの手間で、自分時間はどんどん増えていきますよ!

是非お試しください♪